Une entreprise européenne peut demander le remboursement de la TVA payée dans un pays de l'UE, sous réserve de remplir les 3 conditions suivantes :

• Elle doit être assujettie à la TVA dans le pays où est situé son siège social (lieu de domiciliation de l'entreprise).
• Elle ne doit pas être établie dans le pays où le remboursement est demandé (lieu de domiciliation du partenaire commercial).
• Elle ne doit pas avoir réalisé dans le pays où le remboursement est demandé, de livraisons de biens ou des prestations de services imposables.

Pour ouvrir droit au remboursement, les dépenses doivent répondre à toutes les conditions suivantes :

• Elles doivent être nécessaires à la réalisation de l'activité économique.
• Ce sont des services fournis ouvrant droit à déduction : dépenses liées au transport (carburant, location de moyens de transport utilitaires) et à la restauration, droits d'entrée aux foires et exposition par exemple.
• La TVA qui s'applique à ces dépenses doit être considérée comme déductible dans l'État où elle a été perçue.
• Elles doivent être justifiées par des factures comportant des mentions obligatoires, notamment le numéro de TVA intracommunautaire du client et de son fournisseur.

Les dépenses pour lesquelles un droit à déduction est applicable dans un pays ne l'est pas forcément dans les autres États de l'UE. En conséquence, Il faut s'assurer que les dépenses concernées ouvrent bien droit à déduction de la TVA avant de déposer la demande.

Sur la demande de remboursement, il faut ajouter le code correspondant au type de biens sur lequel on souhaite obtenir un remboursement de TVA :

• 1 - Carburant
• 2 - Locations de moyens de transports
• 3 - Autres dépenses liées aux moyens de transports
• 4 - Péages routiers et taxes de circulation
• 5 - Dépenses de voyages (frais de taxis, de transports publics, ...)
• 6 - Hébergement
• 7 - Denrées alimentaires, boissons et services de restauration
• 8 - Droit d'entrée aux foires et expositions
• 9 - Dépenses de luxe, de divertissement et de représentation
• 10 - Autres

L'entreprise qui souhaite obtenir le remboursement de la TVA payée doit adresser au service des impôts, au plus tard le 30 septembre de l'année suivante. 

La demande doit être faite par voie électronique au moyen du portail mis à sa disposition par l'État de l'Union européenne où il est établi.

Les montants minimaux de TVA, dont le remboursement peut être demandé, doivent être de :

• 400 € pour toute demande portant sur une période de 3 à 12 mois,
• 50 € pour toute demande correspondant à une année civile.

Quelles sont les pièces justificatives ?

• Copie dématérialisée des originaux des factures dont le montant HT dépasse 1 000 € (250 € pour les carburants) ou originaux des factures ou documents commerciaux dans certains pays
• Pièces justificatives des dépenses, lorsque la base d'imposition figurant sur chacune de ces pièces est supérieure à un certain seuil (en fonction des pays)
• Éventuellement, mandat par lequel l'entreprise a désigné un mandataire pour effectuer les démarches pour son compte

Suivi de la demande

L'administration fiscale vérifie que l'entreprise est bien assujettie à la TVA et que ses activités ouvrent droit à déduction. Elle s'assure aussi que l'entreprise est à jour dans ses obligations déclaratives et dans le paiement de ses impositions. Puis, elle transmet la demande de l'entreprise à l’État où la TVA a été facturée.

L'État auquel a été adressé la demande dispose d'un délai de 4 mois pour notifier sa décision au requérant. Le délai est prolongé de 2 mois s'il a réclamé des documents originaux.

Sa décision est notifiée directement à l'entreprise par voie électronique ou postale. En cas d'acceptation de la demande, l'administration dispose d'un délai de 10 jours ouvrables à partir de l'expiration du délai de 4 mois, pour effectuer le règlement. Des intérêts moratoires (pénalités de retard) sont versés à l'entreprise si les délais ne sont pas respectés. En cas de rejet, la décision doit en indiquer les motifs.

Les personnes non établies en France et non assujetties à la TVA dans leur État d'établissement peuvent récupérer la taxe perçue sur leurs dépenses d'acquisition de locaux ou de travaux. Il faut cependant qu'elles réalisent des locations en meublés en France dont la TVA est auto-liquidée par l'exploitant d'un établissement d'hébergement.