Certification du service fait

La certification du service fait permet de vérifier la réalité de la dette. Le paiement intervient uniquement quand le service est réalisé. Les prestations ont été exécutées et sont conformes au contrat signé.

Le principe de la certification est l'exécution préalable, il est inutile d'envoyer une demande de paiement tant que les prestations n'ont pas été réalisées, sauf si une clause spécifique du marché le prévoit.

Ces exceptions dépendent de la nature des prestations (par exemple, fourniture d'abonnements tels que l'accès à internet, à l'eau, au gaz).

Demande de paiement

À partir de la constatation du service fait, le titulaire du marché peut envoyer sa facture.

Des conditions propres au marché peuvent être demandées par l'acheteur, comme la date ou la forme de la demande de paiement. Dans ce cas, ces conditions propres sont prévues dans les documents du marché.

Pour être valable, la demande de paiement doit contenir un certain nombre d'informations :

• Références du marché
• Date du marché
• Montants du marché

Ces informations figurent dans les documents de la consultation ou ceux du marché.

Chaque acheteur peut avoir des demandes propres (mentions, nombre d'exemplaires à remettre par exemple) qui figurent aussi dans les documents contractuels.

Si la demande de paiement n'est pas conforme au contrat, l'acheteur peut suspendre le délai de paiement jusqu'à réception d'une demande conforme.

Dans le cas d'un marché passé en lots séparés, il est possible de présenter des factures distinctes pour chaque lot ou une facture globale qui précise distinctement les différents lots.

Facturation électronique

Les titulaires des marchés conclus avec l'État, les collectivités territoriales, les établissements publics et leurs sous-traitants doivent transmettre leurs factures sous forme électronique via le portail de facturation Chorus Pro.

Les factures doivent comporter les mentions suivantes :

• Date d'émission de la facture
• Désignation de l'émetteur ou du destinataire de la facture
• Numéro unique de la facture
• Numéro du bon de commande (si le contrat est exécuté au moyen de bons de commande), références du contrats ou numéro de l'engagement attribué par le système comptable du destinataire de la facture
• Désignation du payeur, avec l'indication pour les personnes publiques du code d'identification du service chargé du paiement
• Date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux
• Quantité et dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés
• Montant de la facture

Le décompte du délai se fait à partir de la réception de la facture (avec preuve de dépôt). Toutefois, le point de départ du délai est la date d'exécution des prestations ou de réception du produit, lorsqu'elle est postérieure à la date de réception de la facture ou lorsque celle-ci est incertaine.

Le délai de paiement est constitué des phases suivantes :

• Phase de réception de la commande et de certification du service fait par les services gestionnaires,
• Phase de visa de la dépense (appelé aussi le mandatement) 
• Phase de règlement par le comptable public.

Si le dernier jour du délai est un jour férié, un samedi ou un dimanche, alors le délai expire à la fin du jour ouvrable suivant.

Si l'acheteur ne respecte pas ces délais pour payer son fournisseur ou son prestataire, des pénalités financières sont automatiquement appliquées.

Le marché public peut prévoir une retenue de garantie autre que l'avance. Il peut s'agir d'une garantie à première demande ou une caution personnelle et solidaire.

Cette retenue a pour objet de couvrir les réserves formulées à la réception des prestations du marché. Elle couvre également les malfaçons qui ne sont pas apparentes ou dont les conséquences ne sont pas identifiables au moment de la réception des travaux, des fournitures ou des services.

Le montant de la retenue ne peut pas être supérieure à 5 % % du montant initial du marché. Ce montant ne peut pas changer même si le montant initial a subi des modifications en cours d'exécution.

Pour les marchés publics conclus par l’État et une petite ou moyenne entreprise, le montant est de 3 %.

La garantie est remboursée dans un délai de 30 jours à compter de la date d'expiration du délai de garantie.

Si des réserves ont été notifiées au titulaire du marché, le délai de 30 jours s'applique après la levée de ces réserves.

La garantie est prélevée par fractions sur chacun des versements effectués par l'acheteur. Il peut s'agir des versements suivants :

• Acomptes
• Règlements partiels définitifs
• Solde

Le titulaire d'un marché public doit recevoir une avance s'il remplit les 2 conditions suivantes :

• Le montant du marché est supérieur à 50 000 € HT
• Le délai d'exécution du marché est supérieur à 2 mois.

En dessous de ces seuils, le versement d'une avance est facultatif.

Le titulaire du marché peut également refuser le versement d'une avance.

Si la durée du marché est inférieure ou égale à 12 mois, le montant de l'avance est fixé entre 5 % et 30 % du montant initial du marché TTC.

Si la durée du marché est supérieure à 12 mois, le montant de l'avance est fixé entre 5 % et 30 % d'une somme égale à 12 fois le montant initial TTC du marché divisé par la durée en mois.

L'acheteur peut toutefois porter le montant de l'avance au-delà de 30 %.

Dans le cas où le montant de l'avance est supérieur 30 %, il n'y a pas d'obligation de constituer une garantie à première demande pour en bénéficier.

Cependant, si l'acheteur porte le montant de l'avance au-delà de 30 %, il peut conditionner le versement de l'avance à la constitution d'une garantie à première demande. Mais les parties peuvent décider de remplacer la garantie à première demande par une garantie caution solidaire ou personnelle.

La garantie peut porter sur tout ou une partie du montant de l'avance.

Les conditions du versement du taux de l'avance peuvent être différentes d'un marché à l'autre. Mais si l'acheteur prévoit des particularités, il doit les signaler dans les documents du marché.

Si le titulaire du marché public est une PME, le taux minimal de l'avance varie en fonction du marché :

• 30 % pour les marchés publics passés par l’État
• 10 % pour les marchés publics passés par les établissements publics administratifs de l’État, autres que les établissements publics de santé, dont les dépenses de fonctionnement constatées dans le compte financier au titre de l'avant-dernier exercice clos sont supérieures à 60 millions €
• 10 % pour les marchés publics passés par les collectivités territoriales, leurs établissements publics et leurs groupements, dont les dépenses réelles de fonctionnement constatées dans le compte de gestion du budget principal au titre de l'avant-dernier exercice clos sont supérieures à 60 millions €

Le remboursement de l'avance est déduite de l'une des façons suivantes:

• soit sur les sommes dues à titre d'acomptes
• soit sur un règlement partiel définitif
• soit sur le solde

Dans le silence du marché, le remboursement de l'avance est échelonné en tenant compte du montant de l'avance accordée et des sommes restant dues au titulaire.

Ce remboursement est prélevé sur les sommes dues au titulaire ; On parle de « prélèvement par précompte ». Il débute à l'un des moments suivants :

• Pour les avances inférieures ou égales à 30 % du montant TTC du marché, le remboursement a lieu lorsque le montant des prestations exécutées atteint 65 % du montant TTC du marché
• Pour les avances supérieures à 30 % du montant TTC, le remboursement s'effectue à la première demande de paiement

Lorsque le montant de l'avance est inférieur à 80 % du montant du marché, le remboursement doit être terminé si le montant de la prestation exécutée par le titulaire atteint 80 % du montant du marché.

L'avance est totalement remboursée si le montant TTC des prestations exécutées atteint le montant de l'avance accordée.

Les acomptes sont des paiements intermédiaires rémunérant des prestations qui ont donné lieu à un commencement d'exécution.

L'acompte ne peut pas dépasser le montant des prestations déjà réalisées. Si le prestataire a livré la moitié des fournitures, il a droit à un acompte d'un montant égal à la moitié de leur prix, par exemple.

Le montant de l'acompte peut être diminué de la fraction correspondant à la retenue de garantie si l'acheteur a demandé une garantie dans le contrat.

Les acomptes doivent être versés tous les 3 mois au maximum au titulaire du marché et aux sous-traitants admis au paiement direct.

Réduction du délai pour les marchés de travaux

En cas de marché de publics de travaux, le délai maximum de l'acompte est ramené à 1 mois pour les entités suivantes :

• Petite ou moyenne entreprise
• Artisan
• Société coopérative ouvrière de production (SCOP)
• Groupement de producteurs agricoles
• Société coopérative d'artisans
• Société coopérative d'artistes 
• Entreprise adaptée

Réduction du délai pour les marchés de fournitures et de services

La périodicité maximale de l'acompte peut aussi être ramenée à 1 mois. Le titulaire du marché doit en faire la demande.